เอกสารที่ต้องเก็บไว้สำหรับการทำบัญชีธุรกิจ

สรุปสั้นๆ: เอกสารหลักที่ต้องเก็บ ได้แก่ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน สลิปเงินเดือน และเอกสารธนาคาร ซึ่งกฎหมายกำหนดให้เก็บอย่างน้อย 5 ปี

การเก็บเอกสารไม่ครบถ้วนเป็นปัญหาที่พบบ่อยในธุรกิจ SME และอาจส่งผลต่อความถูกต้องของการยื่นภาษีหรือการถูกตรวจสอบภายหลัง

เอกสารสำคัญที่ต้องเก็บ

• ใบกำกับภาษีซื้อและขายทุกใบ

• ใบเสร็จรับเงินและใบส่งของ

• สลิปเงินเดือนและเอกสารประกันสังคมของพนักงาน

• รายการเดินบัญชีธนาคาร (Bank Statement) ของธุรกิจ

ต้องเก็บเอกสารเหล่านี้นานแค่ไหน

กฎหมายกำหนดให้เก็บเอกสารทางบัญชีไว้อย่างน้อย 5 ปี เพื่อรองรับการตรวจสอบจากกรมสรรพากร ควรจัดเก็บอย่างเป็นระบบทั้งแบบเอกสารและไฟล์ดิจิทัลสำรอง

คำถามที่พบบ่อย

เก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลแทนกระดาษได้ไหม

ได้ ตราบใดที่เอกสารมีความชัดเจนและสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ตามที่กฎหมายกำหนด แต่ควรมีระบบสำรองข้อมูลที่ปลอดภัย

เอกสารหายจะมีปัญหาตอนถูกตรวจสอบไหม

อาจมีปัญหา เพราะไม่สามารถพิสูจน์รายการบัญชีบางรายการได้ ควรรีบขอสำเนาจากคู่ค้าหรือธนาคารเพื่อทดแทนเอกสารที่หาย

ถ้าไม่แน่ใจว่าควรเริ่มต้นตรงไหน ทีมนักบัญชี CPA ของ Acweissor ในกรุงเทพฯ ยินดีให้คำปรึกษาฟรีในการนัดหมายครั้งแรก ดูแลทั้งลูกค้าไทยและนักลงทุนต่างชาติ