วางระบบบัญชีคืออะไร? 5 สัญญาณที่บอกว่าธุรกิจคุณต้องวางระบบใหม่

Jul 26
1 min read

วางระบบบัญชี คือกระบวนการออกแบบและติดตั้งระบบบันทึกบัญชี เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างแผนกงาน (ขาย ธนาคาร คลังสินค้า) เข้ากับโปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับขนาดธุรกิจ เพื่อลดงานซ้ำซ้อน ปิดงบได้เร็วขึ้น และให้เจ้าของธุรกิจมีข้อมูลการเงินแบบเรียลไทม์สำหรับตัดสินใจ

ต่างจาก "การทำบัญชี" ทั่วไปที่เป็นงานบันทึกรายวัน เพราะวางระบบบัญชีเป็นการปรับโครงสร้างทั้งกระบวนการตั้งแต่ต้นทาง

ทำไมธุรกิจที่กำลังโตถึงต้องคิดเรื่องนี้

ธุรกิจ SME ส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยระบบง่ายๆ เช่น สมุดบัญชี หรือ Excel เพราะรายการไม่เยอะ แต่เมื่อยอดขายเพิ่มขึ้น จำนวนพนักงานมากขึ้น หรือเริ่มมีหลายสาขา/หลายช่องทางขาย ระบบเดิมที่เคยพอใช้ได้จะเริ่ม "ตามไม่ทัน" ปัญหานี้ไม่ได้แก้ด้วยการทำงานหนักขึ้น แต่ต้องแก้ที่โครงสร้างระบบ

5 สัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาต้องวางระบบบัญชีใหม่

ปิดงบการเงินช้า — ใช้เวลาเกิน 2-3 สัปดาห์ในการปิดงบแต่ละรอบ
ข้อมูลกระจัดกระจาย — ข้อมูลขาย ธนาคาร และบัญชี อยู่คนละที่ ไม่เชื่อมกัน
พึ่งพา Excel/กระดาษเป็นหลัก ทั้งที่ธุรกิจโตเกินขนาดที่ Excel จะรองรับได้อย่างปลอดภัย
ไม่มีข้อมูลการเงินแบบเรียลไทม์ เจ้าของธุรกิจต้องรอสิ้นเดือนถึงจะรู้ว่ากำไรหรือขาดทุน
ทีมบัญชีทำงานซ้ำซ้อน คีย์ข้อมูลเดิมหลายรอบในหลายระบบ

หากเข้าข่ายแม้แต่ข้อเดียว นั่นคือจุดเริ่มต้นที่ควรพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญด้านการวางระบบบัญชี

วางระบบบัญชีต่างจากการจ้างสำนักงานบัญชีทั่วไปอย่างไร

สำนักงานบัญชีทั่วไปเน้นบันทึกรายการและยื่นภาษีให้ถูกต้องตามกฎหมาย ส่วนการวางระบบบัญชีเป็นงานเชิงที่ปรึกษา คือการวิเคราะห์ Workflow ปัจจุบัน หาจุดคอขวด แนะนำโปรแกรมที่เหมาะสม วางแผนการย้ายข้อมูล (Migration) และอบรมทีมงานให้ใช้งานระบบใหม่ได้จริง

ใครควรวางระบบบัญชีเมื่อไหร่

ธุรกิจเริ่มโต จากยอดขายหลักแสนเป็นหลักล้านต่อเดือน
เตรียมขยายสาขาหรือช่องทางขายใหม่
กำลังหานักลงทุนหรือเตรียม due diligence ที่ต้องมีตัวเลขการเงินที่น่าเชื่อถือ
เปลี่ยนเจ้าของ/ผู้บริหาร ที่ต้องการเห็นภาพธุรกิจชัดเจนขึ้น

คำถามที่พบบ่อย

วางระบบบัญชีใหม่ต้องเปลี่ยนโปรแกรมบัญชีทั้งหมดไหม?

ไม่จำเป็นเสมอไป บางกรณีปรับปรุงวิธีใช้ระบบเดิมให้มีประสิทธิภาพขึ้นก็เพียงพอ ขึ้นอยู่กับผลการประเมินระบบปัจจุบัน

ใช้เวลานานแค่ไหน?

ขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนของธุรกิจ โดยทั่วไปเริ่มเห็นผลตั้งแต่การประเมินระบบครั้งแรก

ระหว่างเปลี่ยนระบบ งานบัญชีประจำวันจะสะดุดไหม?

หากวางแผน Migration อย่างเป็นขั้นตอน จะกระทบงานประจำวันน้อยที่สุด

Acweissor เป็นสำนักงานบัญชีและที่ปรึกษาธุรกิจ SME ที่มีประสบการณ์กว่า 15 ปี ดูแลลูกค้ากว่า 100 ราย ทั้งไทยและต่างชาติ พร้อมทีมงาน CPA Licensed Partner หากธุรกิจของคุณเข้าข่ายสัญญาณข้างต้น นัดปรึกษาฟรี 1 ชั่วโมง เพื่อประเมินระบบบัญชีปัจจุบันของคุณ ที่ acweissor.com/contact